Experts in SAP R/3

Implementatie

Wat is echt ASAP?

Jaar 2000

Het pensioenfonds van een grote fabrikant van consumentenprodukten had behoefte aan een nieuwe administratiesysteem. Het oude systeem was niet millenium bestendig en de leverancier van het pakket wilde het niet meer onderhouden. De medewerkers en het management van het pensioenfonds hadden daarom een ontwerp van een toekomstig systeem gemaakt. Uiteraard was een van de vereisten dat het millenium bestendig zou zijn, maar er was meer nodig zoals on line en real time processing.

Keuze voor SAP

Op de short list stonden een aantal kleinere pakketten en SAP. De voordelen van de kleine pakketten waren de geringe aanschafkosten en de korte implementatietijd. Na een zorgvuldige afweging heeft men toch besloten voor SAP te kiezen. Redenen hiervoor waren onder andere: bewezen trouwbaarheid van de leverancier en het produkt, rijke standaard functionaliteit en de mogelijkheid om de niet benodigde functionaliteit voor de gebruiker af te schermen, wat resulteert in een gebruikersvriendelijk, op maat gemaakt systeem. Bovendien werd elders binnen het bedrijf SAP al gebruikt, zodat kon worden aangesloten op de bestaande infrastructuur.

Klein team - snelle implementatie

In zeven weken tijd was het complete systeem geimplementeerd. In deze tijd werd het volledige proces doorlopen vanaf het conceptueel ontwerp tot en met de conversie en de go-live. Op geen enkele wijze is bezuinigd op functionaliteit, kwaliteit, testen of documentatie om deze prestatie neer te kunnen zetten. Het implementatieteam bestond uit drie personen: de eindgebruiker, een Remarks consultant als team lead en een tweede part time consultant. Regelmatig werd overleg gevoerd met de stuurgroep, bestaande uit de manager van het pensioenfonds en de automatiseringsmanager. Het hele proces verliep vlekkeloos en volgens plan. Wel moesten in sommige gevallen bedrijfsprocessen worden aangepast. Essentieel voor het succes van het project was de grote betrokkenheid van het implementatieteam en het management. De eindgebruiker was 50 procent beschikbaar voor het project en de Remarks consultant full time.

Hoe verder

De eindgebruiker heeft aangegeven bijzonder tevreden te zijn over het SAP system en de geleverde ondersteuning. Daarom zal een vervolgproject worden opgestart waarin nieuwe functionaliteiten zoals electronische betalingen en extra rapportages worden geimplementeerd.